Sistema

Un sistema es una serie de elementos que forman una actividad, un procedimiento o un plan de procedimientos que buscan una meta o metas comunes, mediante la manipulación de datos, energía o materia. Como puede observarse, las definiciones varían: son congruentes en cuanto a su contenido, sin embargo, la utilización de términos como método, procedimiento y sistema, han dificultado la conceptualización de esos elementos para precisar un modelo de definición.

Con todos los elementos expuestos, es posible afirmar que sistema es el resultado de un conjunto de procedimientos previamente coordinados, destinados a un objetivo común. En todas las definiciones se implican elementos característicos de los sistemas como:

• conjunto o combinación de cosas o partes; 
• integradas e interdependientes;  
• cuyas relaciones entre sí y con sus atributos, las hacen formar un todo unitario organizado; 
• que cumple con un propósito o realiza determinada función.

Sistema Administrativo

El sistema administrativo de una organización comprende sus prácticas de planeación, organización, dirección y control; es el patrón global formado por las diversas prácticas gerenciales. Cada una de ellas se relaciona con el sistema administrativo general en forma muy parecida a como los instrumentos de una orquesta contribuyen a crear la melodía total.
 

Para entender el sistema administrativo de una organización, hemos de centrarnos no en un proceso gerencial en particular, si no en un panorama de todos ellos. Este panorama prescinde de muchos detalles y reconoce solo las características de cada función gerencial que parecen conferirle al sistema global su patrón distintivo. Por ejemplo, al considerar por esta forma los dos grupos de diseño de pesos y pesos avanzados, se advierten algunos de los rasgos distintivos de planeación, organización, dirección, y control a medida que estos procesos se lleven a cabo en uno u otro. Por supuesto, se dan algunas diferencias en la forma en que se dirigen los dos grupos. El grupo de pesos de diseño parece formal, especializado y orientado a las reglas. El de pesos avanzados parece mucho mas “FLEXIBLES”, pues los grupos dedicados temporalmente a ciertas tareas se forman y se desintegran según se necesiten para realizar muchos trabajos a corto plazo.

Campo de los sistemas y procedimientos

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS: es una función encaminada al análisis de los planes de acción colectivos del personal, de los procedimientos y de las formas y equipo con el fin de ayudar a la administración en la simplificación y estandarización de las operaciones.

El campo de los sistemas y procedimientos es parte integral del trabajo de cada ejecutivo. Esto quiere decir que cada persona que supervisa, dirige o administra actividades de subordinados, tiene en su trabajo una responsabilidad inherente a los sistemas y procedimientos que emplean él y sus subordinados.

Análisis de sistemas

El análisis de sistemas es un proceso de comprensión en detalle de lo que un sistema debe cumplir. Trata básicamente de determinar los objetivos y límites del sistema a analizar, como también, caracterizar su estructura y funcionamiento, marcar las directrices que permitan alcanzar los objetivos propuestos y evaluar sus consecuencias.

Dependiendo de los objetivos del análisis, podemos encontrarnos ante dos problemáticas distintas:

-Análisis de un sistema ya existente para comprender, mejorar, ajustar y/o predecir su comportamiento. 

-Análisis como paso previo al diseño de un nuevo sistema-producto.

Cualidades de un Analista de Sistemas

Un analista de sistemas es el encargado de resolver problemas de negocio utilizando tecnología de la información.

La tecnología de la información es el estudio, diseño, desarrollo, implementación, soporte o la gestión de los sistemas de información basados ​​en computadoras, en especial las aplicaciones de software y hardware, que se ocupa del uso de computadoras electrónicas y software de computadora para convertir, almacenar, proteger , procesar, transmitir y recuperar información de forma segura.

Un analista de sistemas debe poseer habilidades específicas como lo son:

-  Conocimientos técnico:

·         Hardware

·         Diseños de sistemas

·         Construcción, implementación y soporte de sistemas.

-  Conocimiento del negocio:

·         Estructura organizativa

·         Organización de las técnicas de gestión

·         Funciones de los procesos de trabajo

-   Conocimiento popular:

·         Entender cómo piensa la gente.

·         Aprender a reaccionar ante cambios.

·         Buena comunicación.

-  Metódico

-  Paciente

-  Perseverante

Importancia de los Sistemas

La administración de una organización consiste fundamentalmente en la capacidad de manejar sistemas complejos, en mayor o menor grado. En nuestros días observamos cómo poco a poco, los sistemas y su estudio cobran importancia de acuerdo con el desarrollo de las organizaciones. Se puede afirmar que los procedimientos, formas y métodos para llevar a cabo las actividades son elementos componentes del sistema. 

Para la práctica administrativa, adecuada y actualizada, serán los sistemas utilizados los que así lo determinen. Éstos serán por tanto realistas, objetivos y flexibles, de modo que vayan acordes con el momento histórico y la situación en que sean implantados. Es necesario también que sean claros y que den la posibilidad a cambios estructurales, pero no de esencia.

La administración es en sí una metodología efectiva aplicable a las actividades y a las relaciones humanas, siendo los sistemas un medio de acción y de resultados. Mediante ellos se evita que se pierdan de vista los objetivos primordiales de la empresa, pues de no ser por ellos se caería en divagaciones.

Los sistemas que se elaboran sin haber considerado posibles situaciones de cambio corren el riesgo de quedar obsoletos e inservibles, por eso será necesario hacerles modificaciones paulatinas, cada vez que aparezcan factores que ameriten ajustes, cualesquiera que fueran y que afecten de manera directa a toda la organización. 

Como ejemplo se puede tomar la organización como un sistema, que a la vez se rige por un sistema de planes. El conjunto de planes elegidos para regir una empresa constituye, asimismo, un sistema jerárquico excesivamente complejo.